Gmail: envío de archivos grandes con Google Drive
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Los servidores de correo pueden rechazar los correos electrónicos que superan un cierto umbral de tamaño debido a los archivos adjuntos que se incluyen en el correo electrónico. El umbral suele estar en la región de 20 Megabytes pero lo define el proveedor de correo, lo que significa que puede ser más o menos en su caso. El problema aquí es que esta es una variable personalizada, lo que significa que puede tener problemas con el correo electrónico devuelto porque el proveedor de correo electrónico receptor tiene un umbral de tamaño más bajo que el suyo.
Microsoft introdujo hace algún tiempo opciones en sus productos de correo para usar el almacenamiento SkyDrive en su lugar. En lugar de adjuntar archivos con los correos electrónicos, solo adjunta enlaces que apuntan a esos archivos en SkyDrive con el correo electrónico. Los beneficios están ahí:
- El destinatario puede recuperar el correo electrónico más rápido y decidir si descargar los archivos adjuntos o no
- Tiene tiempo para actualizar los archivos en SkyDrive antes de que el destinatario los descargue
- Puede cargar archivos más grandes de una sola vez sin tener que usar varios correos electrónicos para dividir los archivos en ellos y evitar llegar al límite.
Google anunció hace unos días que también agregaría la opción de usar Google Drive cuando envía correos electrónicos con archivos adjuntos en Gmail . La función se acaba de habilitar en mi cuenta y me gustaría guiarlos a través del proceso. Tenga en cuenta que estoy usando la nueva ventana de redacción y no la anterior.
Para comenzar, haga clic en el botón de redacción en la esquina superior derecha de la pantalla. Debería aparecer la nueva ventana de redacción. La barra inferior que comienza con el botón enviar muestra el ícono de adjunto. Coloca el cursor sobre él para ver las opciones disponibles.
Seleccione la opción 'Insertar archivo usando Drive' con un clic izquierdo. Aparece una ventana superpuesta que puede utilizar para el proceso. La barra lateral izquierda muestra varias ubicaciones que puede usar para seleccionar archivos, incluidos archivos del sistema informático local, archivos que ya están en Google Drive, archivos compartidos, destacados o seleccionados recientemente.
Si desea seleccionar archivos de su computadora local, puede usar arrastrar y soltar para insertarlos en la ventana o en el navegador de archivos. Una vez que haya terminado con la selección, puede presionar el botón de carga para cargar los archivos en Google Drive.
Tenga en cuenta que solo puede seleccionar una opción a la vez, por lo que es posible que deba abrir la interfaz dos veces si necesita cargar archivos desde la PC local y seleccionar algunos archivos que ya están en Google Drive.
A continuación, puede comenzar a completar el correo electrónico como de costumbre. Los archivos se verifican por sus derechos de acceso cuando hace clic en enviar, y puede obtener la siguiente pantalla si el destinatario no tiene los derechos adecuados para acceder a ellos.
La selección predeterminada es permitir que los destinatarios vean los archivos. Puede modificar el derecho para que los destinatarios puedan comentar o editar en su lugar. Un clic en más opciones muestra información adicional que es importante:
- Cualquiera que tenga un enlace significa que incluso los no destinatarios pueden abrir los archivos si tienen el enlace. La ventaja aquí es que no se requiere una cuenta de Google para acceder a los archivos
- Destinatarios de este correo electrónico: los destinatarios deben tener una cuenta de Google. Esto protege a los archivos para que no puedan acceder a ellos usuarios no autorizados.
Los enlaces en el correo electrónico del destinatario conducen directamente a Google Docs, donde se puede acceder directamente si ha seleccionado la opción 'cualquiera con un enlace' o después de iniciar sesión en una cuenta de Google.